Trong mọi cuộc tư vấn, câu hỏi kiểu này xuất hiện rất sớm:

“Hồ sơ du học Nhật Bản gồm những giấy tờ gì?”
“Em học bình thường, học bạ không đẹp lắm có đi được không?”
“Nhà em buôn bán tự do thì chứng minh tài chính kiểu gì?”
“Em từng ở Nhật (TTS/du học) rồi, giờ làm hồ sơ lại có khó hơn không?”

Bài này do Du học Nhật Bản Mirai Việt Nam tổng hợp, mục tiêu: Trở thành bài tổng quan A–Z về hồ sơ du học Nhật Bản dành cho học sinh, sinh viên, phụ huynh và cả thực tập sinh về nước muốn quay lại.

1. Tổng quan: Nhật Bản xem gì khi xét hồ sơ du học?

Nhìn từ phía Nhật Bản, một bộ hồ sơ du học không chỉ là “giấy tờ”, mà là câu trả lời cho 4 câu hỏi lớn:

1. Bạn có thực sự đi học không?
   → Nhìn vào học bạ, bằng cấp, quá trình học tập – làm việc.
2. Bạn có đủ khả năng tài chính để theo học không?
   → Nhìn vào sổ tiết kiệm, thu nhập gia đình, người bảo lãnh.
3. Bạn có đủ năng lực ngôn ngữ để học và hòa nhập không?
   → Tiếng Nhật/tiếng Anh, thời gian học, các chứng chỉ nếu có.
4. Bạn có “problem” gì về pháp lý, lịch sử cư trú, nhân thân không?
   → Đặc biệt với người đã từng ở Nhật: thực tập sinh, du học sinh cũ.

Từ bốn câu hỏi đó, bộ hồ sơ du học Nhật Bản sẽ xoay quanh 4 nhóm giấy tờ chính:

1. Hồ sơ học tập
2. Hồ sơ cá nhân
3. Hồ sơ tài chính
4. Hồ sơ liên quan đến Nhật (nếu đã từng ở Nhật)

Phần tiếp theo mình đi lần lượt từng nhóm, vừa liệt kê vừa giải thích “Nhật Bản đang nghĩ gì” khi họ xem hồ sơ của bạn.

2. Hồ sơ học tập – Nhật nhìn vào “quá khứ học hành” của bạn

Đây là phần rất quan trọng để thể hiện: bạn đi Nhật Bản là để học thật, không phải chỉ “mượn tiếng du học để đi làm”.

Tùy đối tượng:

• Học sinh THPT
• Học sinh tốt nghiệp THPT đi trường Nhật ngữ
• Sinh viên/đã tốt nghiệp CĐ/ĐH
• Thực tập sinh về nước muốn quay lại…

…mà hồ sơ học tập sẽ khác nhau, nhưng thường gồm:

2.1. Bằng cấp & học bạ

Tùy bậc cao nhất:

• Bằng tốt nghiệp THCS / THPT / Trung cấp / Cao đẳng / Đại học
• Học bạ / bảng điểm tương ứng (THCS, THPT, CĐ, ĐH…)

Nhật Bản dùng phần này để xem:

• Bạn có hoàn thành các cấp học một cách bình thường, không “gãy” giữa chừng không?
• Điểm học có quá thấp, bị lưu ban, bỏ học nhiều năm không?
• Thời gian học có logic với độ tuổi không?

2.2. Giấy xác nhận đang học (nếu chưa tốt nghiệp)

Với học sinh đang học dở:

• Giấy xác nhận đang là học sinh tại trường
• Dự kiến tốt nghiệp năm nào

2.3. Chứng chỉ tiếng Nhật, tiếng Anh (nếu có)

Không phải trường nào cũng bắt buộc, nhưng có thì luôn là điểm cộng:

• JLPT N5/N4/N3/N2
• NAT-TEST, TOPJ…
• IELTS/TOEIC (nếu có, nhất là với chương trình học bằng tiếng Anh)

Chúng nói lên:

• Bạn đã bỏ công học nghiêm túc trước khi đi
• Khả năng bắt kịp chương trình học ở Nhật tốt hơn

3. Hồ sơ cá nhân – Nhật Bản xác nhận “bạn là ai”, sống ở đâu, lịch sử thế nào

Đây là phần giấy tờ “nghe có vẻ hành chính” nhưng cực kỳ quan trọng để:

• Tránh giả mạo danh tính
• Đảm bảo bạn có địa chỉ, nhân thân rõ ràng ở Việt Nam

Thường gồm:

3.1. Giấy tờ cơ bản

• CMND/CCCD
• Hộ khẩu (để xác định nơi cư trú, nhân khẩu gia đình)
• Giấy khai sinh

3.2. Ảnh chân dung

• Ảnh thẻ theo chuẩn (phông nền, kích thước, quy định từng thời điểm)
• Dùng cho: hồ sơ trường, COE, visa, thẻ cư trú sau này

3.3. Sơ yếu lý lịch / CV học tập & làm việc

Nhất là với:

• Người đã đi làm
• Sinh viên tốt nghiệp một thời gian
• Thực tập sinh về nước muốn quay lại

Nội dung cần thẳng, không vẽ:

• Bạn đã làm gì trong từng giai đoạn: học, làm, ở nhà, thực tập sinh, du học…
• Thời gian “gap” (khoảng trống) phải có giải trình hợp lý – nếu không, Nhật sẽ hỏi: “Những năm này em đi đâu, làm gì?”

4. Hồ sơ tài chính – chứng minh “có khả năng chi trả”

Đây là phần khiến nhiều gia đình đau đầu nhất. Nhìn đơn giản thì là:

“Có đủ tiền để con đi học hay không?” Nhưng với phía Nhật, câu hỏi sâu hơn là:

• Tiền ở đâu ra?
• Có ổn định, hợp pháp, logic không?
• Có dấu hiệu “chạy sổ tiết kiệm, làm đẹp trên giấy” không?

4.1. Sổ tiết kiệm / xác nhận số dư

Thường cần:

• Số dư đủ chi trả chi phí tối thiểu trong 1 năm đầu (học phí + sinh hoạt cơ bản)
• Sổ đứng tên người bảo lãnh / người tài trợ chi phí (bố mẹ, người thân…)

4.2. Chứng minh thu nhập người bảo lãnh

Đây là phần nhiều gia đình chủ quan hoặc làm ẩu:

• Hợp đồng lao động, sao kê lương
• Giấy đăng ký kinh doanh, báo cáo thuế (nếu kinh doanh tự do)
• Giấy tờ thể hiện nguồn thu nhập đều và hợp lý

Mục đích:

Chứng minh rằng:
“Gia đình không chỉ có một cục tiền nằm im trong sổ, mà còn có dòng tiền đều đặn để hỗ trợ con trong suốt quá trình học.”

4.3. Giấy tờ về nhà đất, tài sản (nếu cần)

Không phải hồ sơ nào cũng dùng, nhưng:

• Là bằng chứng bổ sung cho thấy gia đình có khả năng tài chính
• Không bắt buộc, nhưng là điểm cộng trong nhiều trường hợp

5. Hồ sơ liên quan đến Nhật (nếu bạn đã từng ở Nhật)

Phần này rất quan trọng với:

• Thực tập sinh kỹ năng về nước muốn quay lại
• Du học sinh cũ muốn chuyển diện hoặc quay lại lần 2
• Người đã từng có visa Nhật, dù ở diện nào

Nhật sẽ soi:

• Bạn đã từng sang Nhật với mục đích gì (thực tập sinh, du học, lao động…)
• Bạn có ở lại quá hạn, bỏ trốn, vi phạm luật không?
• Bạn đã từng bị từ chối visa, bị hủy COE, bị trục xuất chưa?

Hồ sơ liên quan có thể gồm:

• Bản sao visa cũ
• Bản sao thẻ cư trú cũ (nếu còn)
• Giấy tờ của chương trình thực tập sinh / trường học cũ
• Giấy giải trình (nếu trước đây về nước sớm, bị dừng chương trình…)

Với nhóm này, Mirai Việt Nam thường không nói “auto được”. Thay vào đó:

• Ngồi soi lại từng mốc thời gian
• Đánh giá khả năng quay lại
• Tư vấn rõ: cơ hội – rủi ro – cách giải trình chứ không vẽ màu hồng.

6. Quy trình chuẩn bị hồ sơ du học Nhật Bản theo từng bước

Để đỡ rối, bạn có thể hiểu quy trình hồ sơ theo 5 BƯỚC:

Bước 1 – Đánh giá sơ bộ hồ sơ

Bao gồm:

• Học lực & bằng cấp
• Tiếng Nhật hiện tại
• Tài chính & khả năng chứng minh tài chính
• Lịch sử ở Nhật (nếu đã từng đi)
• Mục tiêu: đi Nhật để làm gì, học gì, bao lâu?

Đây là lúc Mirai Việt Nam thường ngồi nghe bạn kể hết: “Em là ai, đã làm gì, nhà em ra sao, dự định thế nào” → từ đó mới vẽ lộ trình.

Bước 2 – Chốt lộ trình & danh mục giấy tờ cần chuẩn bị

Ví dụ:

• Học sinh THPT → du học THPT Nhật
• Tốt nghiệp THPT → Nhật ngữ 1–2 năm → senmon/đại học
• Thực tập sinh về nước → học Nhật ngữ → học nghề/ĐH đúng ngành

Mỗi lộ trình sẽ cần một danh sách hồ sơ cụ thể. Việc của bạn là: “Biết chính xác mình phải xin, phải dịch, phải chuẩn bị những giấy tờ gì, ai ký, ở đâu, thời gian bao lâu.”

Bước 3 – Chuẩn bị hồ sơ học tập, cá nhân, tài chính

Ở bước này:

• Thu gom, photo công chứng, dịch thuật các giấy tờ
• Hoàn thiện CV, sơ yếu lý lịch, giấy tờ tiếng Nhật/Anh (nếu có)
• Chuẩn bị sổ tiết kiệm, giấy tờ thu nhập đúng chuẩn

Làm kỹ và trung thực ở bước này là cách duy nhất để:

• Hạn chế bị yêu cầu bổ sung lung tung
• Tăng khả năng được COE và visa trơn tru

Bước 4 – Nộp hồ sơ cho trường & xin COE

Quy trình:

1. Gửi hồ sơ cho trường bên Nhật
2. Trường xem, có thể phỏng vấn/ hỏi thêm vài điểm chưa rõ
3. Nếu trường nhận → họ nộp lên Cục Xuất nhập cảnh xin COE
4. Chờ kết quả COE (đậu/trượt)

Ở bước này, bạn không thể “chữa cháy” nhiều, vì:

• Mọi thứ phụ thuộc vào chất lượng hồ sơ đã nộp từ đầu
• Thêm vài giấy tờ bổ sung chỉ là để làm rõ, chứ không thể thay đổi bản chất

Bước 5 – Xin visa & chuẩn bị xuất cảnh

Sau khi có COE:

• Nộp hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật
• Chuẩn bị hành lý, chỗ ở, kế hoạch học tập
• Lên đường sang Nhật bắt đầu hành trình du học

7. Những lỗi “chí mạng” trong hồ sơ du học Nhật Bản

7.1. Không trung thực trong hồ sơ

Các “mánh” thường thấy:

• Sửa học bạ, sửa năm tốt nghiệp
• Làm đẹp sổ tiết kiệm bằng dòng tiền ảo
• Khai thiếu/khai sai về lịch sử ở Nhật trước đây

Nhật kiểm tra rất kỹ, và: Một khi bị phát hiện gian dối, khả năng “đi lại Nhật” về sau gần như đóng băng.

7.2. Để “gap” quá dài mà không giải trình

Ví dụ:

• Tốt nghiệp THPT 6 năm không học, không làm, hồ sơ trắng trơn
• Từng là sinh viên nhưng bỏ dở, không có giấy tờ gì giải thích

Không phải cứ có “gap” là trượt, nhưng: Gap mà không giải thích được → Cực kỳ nguy hiểm.

7.3. Làm hồ sơ kiểu “chạy nước rút”

Hồ sơ du học Nhật Bản không phải kiểu: Tháng sau em muốn đi, giờ làm hồ sơ kịp không?

Lý do:

• Nhiều trường, kỳ nhập học, hạn nộp COE… chốt từ 6–9 tháng trước
• Dịch/hợp pháp hóa giấy tờ + chuẩn bị tài chính không thể làm kiểu “tốc chiến” mà vẫn chất lượng

8. Làm sao để hồ sơ du học Nhật Bản của bạn “đẹp” và vững?

Tóm gọn lại:

1. Trung thực tuyệt đối – có sao nói vậy, có vấn đề thì giải trình
2. Chuẩn bị sớm – nhất là tiếng Nhật, tài chính, giấy tờ học tập
3. Học lực và học bạ ổn – không cần toàn 9–10, nhưng đừng để học bạ nát
4. Lý do du học rõ ràng – không trả lời kiểu “vì thích Nhật” cho xong
5. Chọn đơn vị tư vấn tử tế – người dám nói thẳng cả cơ hội lẫn rủi ro, không hứa “bao đậu”

9. Vì sao nên để Du học Nhật Bản Mirai Việt Nam đồng hành từ bước chuẩn bị hồ sơ?

Du học Nhật Bản Mirai Việt Nam là thương hiệu của: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Mirai Việt Nam Thành lập ngày 19/09/2019, hoạt động chính trong lĩnh vực tư vấn du học, tập trung thị trường Nhật Bản.

Với phần hồ sơ du học Nhật Bản, Mirai Việt Nam:

• Đánh giá tổng thể hồ sơ trước khi làm:
  • Học lực
  • Tiếng Nhật
  • Tài chính
  • Lịch sử ở Nhật (nếu có)
• Tư vấn lộ trình phù hợp, không nhồi ép:
  • THPT, Nhật ngữ, Senmon, Đại học, Thạc sĩ
  • Lần đầu đi Nhật hay quay lại lần 2
• Hướng dẫn chuẩn bị từng loại giấy tờ, từ:
  • Học bạ, bằng cấp
  • Hồ sơ tài chính, sổ tiết kiệm, chứng minh thu nhập
  • Giấy tờ giải trình “gap”, lịch sử cư trú
• Minh bạch về rủi ro:
  • Hồ sơ yếu chỗ nào nói rõ chỗ đó
  • Không hứa “chắc chắn đậu”, không tô hồng

10. Bạn muốn Mirai Việt Nam xem giúp bộ hồ sơ của mình?

Nếu bạn là:

• Học sinh THPT đang suy nghĩ về con đường du học Nhật
• Sinh viên / người đi làm muốn chuyển hướng sang Nhật
• Thực tập sinh về nước muốn quay lại Nhật bằng con đường du học
• Phụ huynh cần cái nhìn rõ ràng, không màu mè về hồ sơ của con

Bạn có thể:

• Gửi thông tin cơ bản và scan giấy tờ để Du học Nhật Bản Mirai Việt Nam đánh giá sơ bộ
• Nhận tư vấn 1–1 về:
  • Lộ trình phù hợp
  • Các giấy tờ cần bổ sung
  • Thời gian chuẩn bị
  • Rủi ro & cơ hội thực tế

Hãy theo dõi trang website của Mirai: https://mirai.vn/ thường xuyên để được cập nhật những thông tin mới nhất về du học Nhật Bản nhé!

📞 Liên hệ tư vấn miễn phí

Công ty TNHH thương mại và Dịch vụ Mirai Việt Nam
📍 Tầng 5, Căn TT02-05, TSG Lotus 190 Sài Đồng, Phúc Lợi, Hà Nội
📞 Hotline: 0961 58 30 58
🌐 Website: https://mirai.vn/
📌 Fanpage: https://www.facebook.com/mirai.duhocnhatban
📌 Facebook CSKH: https://www.facebook.com/mirai.du.hoc.jp/